telefony firmowe i prywatne, oddelegowanie, ZZ ARTYKUŁY
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Strona 1 z 3
Pracownicze rozliczenia telefoniczne
Biuletyn Informacyjny dla SłuŜb Ekonomiczno Finansowych nr 22 (669) z dnia 01.08.2009 r.
Telefony stanowi
ą
jedno z podstawowych narz
ę
dzi komunikacji wykorzystywanych w działalno
ś
ci gospodarczej. Z
telefonów równie cz
ę
sto co sami przedsi
ę
biorcy korzystaj
ą
zatrudnieni przez nich pracownicy. To wła
ś
nie rozliczanie
rozmów prowadzonych przez pracowników, od strony powstaj
ą
cych u nich przychodów, jak i kosztów pracodawcy,
bywa w firmie problemem. W rzeczywisto
ś
ci rozliczenia te nie s
ą
jednak a
Ŝ
tak bardzo skomplikowane, jak by si
ę
mogło wydawa
ć
.
Rozmowy słuŜbowe z telefonu słuŜbowego
JeŜeli z telefonu naleŜącego do pracodawcy pracownik korzysta wyłącznie do celów słuŜbowych, opłaty za te
rozmowy nie stanowią dla niego przychodów ze stosunku pracy.
Z ogólnej definicji kosztów podatkowych sformułowanej przez ustawodawc
ę
w art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF wynika,
Ŝ
e kosztami podatkowymi w działalno
ś
ci gospodarczej s
ą
wszelkie poniesione przez podatnika koszty, je
Ŝ
eli maj
ą
one
zwi
ą
zek z t
ą
działalno
ś
ci
ą
, a ich poniesienie ma lub mo
Ŝ
e mie
ć
wpływ na wysoko
ść
osi
ą
gni
ę
tych przychodów, albo
zostały poniesione w celu zabezpieczenia lub utrzymania tego
ź
ródła przychodów. Dodatkowo nie powinny si
ę
one
znale
źć
w katalogu wydatków wył
ą
czonych z kosztów uzyskania przychodów, znajduj
ą
cym si
ę
w art. 23 tej
Ŝ
e ustawy.
Przy takich uregulowaniach ustawowych nie ma w
ą
tpliwo
ś
ci,
Ŝ
e
wydatki pracodawcy poniesione na rozmowy
prowadzone przez pracowników uŜywających telefonów firmowych wyłącznie w celach słuŜbowych stanowią
dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości
.
Telefon słuŜbowy wykorzystywany do rozmów prywatnych
Firmowa „komórka” oddana do u
Ŝ
ywania pracownikowi zazwyczaj jednak nie jest wykorzystywana wył
ą
cznie w celach
słu
Ŝ
bowych - najcz
ęś
ciej bywa równie
Ŝ
wykorzystywana do przeprowadzania rozmów prywatnych.
JeŜeli
pracodawca nie wymaga od pracownika zwrotu kosztów rozmów, wówczas u pracownika powstanie przychód
ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ustawy o PDOF, podlegający opodatkowaniu
. W takim przypadku
na pracodawcy b
ę
dzie ci
ąŜ
ył obowi
ą
zek doliczenia warto
ś
ci tego przychodu do pozostałych składników
wynagrodzenia pracownika uzyskanych przez niego w danym miesi
ą
cu i ustalenia zaliczki na podatek dochodowy od
sumy tych składników.
W praktyce jednak pracodawcy rzadko ustalaj
ą
pracownikom przychód z tego tytułu - przewa
Ŝ
nie sprawuj
ą
kontrol
ę
nad rozmowami przeprowadzanymi przez pracowników i obci
ąŜ
aj
ą
ich za rozmowy niezwi
ą
zane ze
ś
wiadczon
ą
przez
nich prac
ą
na podstawie billingu.
Gdy pracownik zwraca pracodawcy koszty własnych rozmów, nie powstaje u
niego przychód ze stosunku pracy.
Rozmowy słuŜbowe z prywatnego telefonu pracownika
Równie popularne jak u
Ŝ
ywanie przez pracownika firmowego telefonu do celów prywatnych jest wykorzystywanie
do celów słu
Ŝ
bowych prywatnych telefonów nale
Ŝą
cych do pracowników.
W sytuacji, gdy pracodawca zwraca wydatki dotycz
ą
ce u
Ŝ
ywania prywatnego telefonu do celów słu
Ŝ
bowych, u
pracownika powstanie przychód. W okre
ś
lonych sytuacjach przychód ten mo
Ŝ
e korzysta
ć
ze zwolnienia od podatku
dochodowego. Stosuje si
ę
w tym zakresie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PDOF, który zwalnia od podatku
dochodowego ekwiwalenty pieni
ęŜ
ne za u
Ŝ
ywane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narz
ę
dzia, materiały
lub sprz
ę
t, stanowi
ą
ce ich własno
ść
.
Aby kwoty wypłacone pracownikom z tytułu u
Ŝ
ywania przez nich prywatnych telefonów do celów słu
Ŝ
bowych mo
Ŝ
na
było uzna
ć
za
ekwiwalent zwolniony od podatku dochodowego
, jego wysoko
ść
powinna odzwierciedla
ć
wydatki
poniesione przez pracownika na ten cel. Je
Ŝ
eli kwota omawianego zwrotu nie spełnia tych warunków, wówczas nie
mo
Ŝ
na jej uzna
ć
za ekwiwalent. Tym samym nie b
ę
dzie ona obj
ę
ta zwolnieniem od podatku.
Inn
ą
form
ą
refundacji kosztów „telefonicznych” jest wypłacany przez pracodawców
ryczałt za rozmowy telefoniczne
.
Poniewa
Ŝ
ryczałt nie uwzgl
ę
dnia faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, wypłata tego
ś
wiadczenia
podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy
. Tym samym zasadom opodatkowania podlega
ć
b
ę
d
ą
zwrócone przez pracodawc
ę
pracownikowi np. koszty abonamentu telefonicznego.
2009-09-18
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Strona 2 z 3
Przy zaliczaniu do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych za pracownika, a dotycz
ą
cych zwrotu kosztów
zwi
ą
zanych z prowadzeniem przez niego rozmów z prywatnego telefonu, nale
Ŝ
y bra
ć
pod uwag
ę
powołan
ą
ju
Ŝ
wy
Ŝ
ej
ogóln
ą
definicj
ę
kosztu. Jednocze
ś
nie nale
Ŝ
y pami
ę
ta
ć
,
Ŝ
e
aby moŜna było zaliczyć omawiane wydatki w cięŜar
kosztów, niezbędne jest prawidłowe ich udokumentowanie.
Je
Ŝ
eli podatnik nie posiada dowodów, które jednoznacznie wskazywałyby na wykorzystanie prywatnych telefonów
pracowników dla celów słu
Ŝ
bowych, nie istnieje mo
Ŝ
liwo
ść
potwierdzenia,
Ŝ
e wydatek na refundacj
ę
cz
ęś
ci opłat
telefonicznych ponoszonych przez pracownika dotyczy funkcjonowania firmy. Wobec powy
Ŝ
szego, najwła
ś
ciwszym
wydaje si
ę
dokumentowanie przez pracownika poniesionych na potrzeby słu
Ŝ
bowe wydatków wydrukami rozmów
telefonicznych (billingami).
Z kolei gdy chodzi o wydatki na ryczałty telefoniczne, to
pracodawca ich wartością nie moŜe obciąŜać kosztów
uzyskania przychodów.
Potwierdzeniem braku mo
Ŝ
liwo
ś
ci obci
ąŜ
ania kosztów ryczałtami telefonicznymi jest pismo Ministerstwa Finansów
z 12 lipca 1996 r., nr PO 3-MD-722-190/96. Resort stwierdza w nim,
Ŝ
e
gdy pracodawca refunduje pracownikowi
koszty rozmów telefonicznych w formie ryczałtu, wówczas ich wartość nie stanowi dla niego kosztu uzyskania
przychodu
. Pismo dotyczy wprawdzie podatku dochodowego od osób prawnych, ale ma zastosowanie równie
Ŝ
do podatników podatku dochodowego od osób fizycznych.
W czerwcu 2009 r. zakupiłem na potrzeby swojej firmy dwa telefony komórkowe i oddałem je do dyspozycji
pracownikom. W ramach abonamentów wykupionych wraz z telefonami do wykorzystania jest 90 bezpłatnych
minut połĄczeŃ do wszystkich sieci komórkowych. Czy pomimo nieprzekroczenia limitu bezpłatnych minut
powinienem po stronie pracownika ustalaĆ przychód podlegajĄcy opodatkowaniu?
Z pytania wynika,
Ŝ
e zakupione telefony komórkowe zarejestrowane zostały na firm
ę
. Z tego wzgl
ę
du zni
Ŝ
ki oraz
upusty zwi
ą
zane z tymi telefonami, a wynikaj
ą
ce z umowy zawartej z operatorem sieci komórkowej, dotycz
ą
jedynie
rozmów prowadzonych na potrzeby działalno
ś
ci gospodarczej.
W rzeczywisto
ś
ci tzw. „bezpłatnych minut” tak naprawd
ę
nie otrzymuje si
ę
za darmo. Ich warto
ść
wliczona jest w cen
ę
abonamentu, który przedsi
ę
biorca podpisuj
ą
c umow
ę
zobowi
ą
zuje si
ę
opłaca
ć
. Tylko wykupienie konkretnego
abonamentu daje przedsi
ę
biorcy mo
Ŝ
liwo
ść
korzystania z konkretnej liczby minut bezpłatnych rozmów.
Wykorzystanie omawianego limitu do rozmów prywatnych pracownika powoduje zaspokajanie jego prywatnych
potrzeb na koszt pracodawcy. Z tego wzgl
ę
du, je
Ŝ
eli z billingu wynika,
Ŝ
e pracownik korzystał z telefonu słu
Ŝ
bowego
w celach prywatnych, nale
Ŝ
y u pracownika ustali
ć
przychód w wysoko
ś
ci odpowiadaj
ą
cej warto
ś
ci tych rozmów bez
wzgl
ę
du na to, czy rozmowy prywatne mieszcz
ą
si
ę
w ramach bezpłatnego limitu, czy te
Ŝ
nie. Pracodawca powinien
obliczy
ć
ten przychód stosuj
ą
c cen
ę
za minut
ę
rozmowy, która wynika z umowy zawartej z operatorem sieci
komórkowej.
Przykþad
Przedsiębiorca nabył telefon komórkowy i podpisał z operatorem sieci umowę, z której wynika, Ŝe w ramach abonamentu na
kwotę 55 zł przysługuje mu 90 darmowych minut. Cena za minutę rozmowy po wykorzystaniu pakietu minut darmowych
wynosi 0,40 zł/min. Telefon ten przekazał do uŜywania pracownikowi.
Z billingu dołączonego do otrzymanej przez przedsiębiorcę faktury za uŜywanie telefonu na kwotę 55 zł wynika, Ŝe pracownik
przeprowadził z niego 24 min. rozmów prywatnych oraz Ŝe zmieściły się one w ramach pakietu minut bezpłatnych.
Pomimo nieprzekroczenia limitu rozmów bezpłatnych pracodawca obciąŜy pracownika kwotą 9,60 zł (24 min x 0,40 zł/min).
CzĘŚĆ zatrudnionych przeze mnie pracowników wykonuje pracĘ poza siedzibĄ firmy. Abym mógł byĆ z nimi
w stałym kontakcie, otrzymujĄ oni ode mnie raz na miesiĄc karty doładowujĄce o wartoŚci 50 zł. Kartami tymi
pracownicy zasilajĄ konta telefonów komórkowych stanowiĄcych ich własnoŚĆ. Czy wydatki zwiĄzane
z zakupem kart telefonicznych mogĘ zaliczyĆ do kosztów uzyskania przychodów? Czy ich wartoŚĆ stanowi
dla pracowników przychód podlegajĄcy opodatkowaniu?
Wydatki ponoszone przez Czytelnika na opłacenie kart doładowuj
ą
cych o stałej warto
ś
ci w okre
ś
lonych odst
ę
pach
czasowych nale
Ŝ
y uzna
ć
za swoisty ryczałt za rozmowy telefoniczne, gdy
Ŝ
nie uwzgl
ę
dniaj
ą
faktycznie poniesionych
przez pracownika wydatków. W przypadku telefonów zasilanych na kart
ę
, z uwagi na brak mo
Ŝ
liwo
ś
ci uzyskania
billingów przeprowadzonych przez pracowników rozmów, pracodawca nie jest w stanie ustali
ć
, jaka cz
ęść
2009-09-18
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Strona 3 z 3
przeprowadzonych z tych aparatów rozmów dotyczyła spraw słu
Ŝ
bowych, a jaka nie była z nimi zwi
ą
zana. Dlatego te
Ŝ
warto
ś
ci
ą
zakupionych kart telefonicznych Czytelnik nie mo
Ŝ
e obci
ąŜ
y
ć
kosztów podatkowych prowadzonej przez
siebie działalno
ś
ci.
Z kolei po stronie pracownika
wartość otrzymanej karty doładowującej, jako ryczałt, podlegać będzie
opodatkowaniu wraz z pozostałymi przychodami ze stosunku pracy.
1.1. Wykorzystywanie telefonów firmowych do celów prywatnych a VAT
ObciąŜenie pracownika za rozmowy prywatne
Je
Ŝ
eli pracodawca obci
ąŜ
a pracownika za rozmowy prywatne przeprowadzone z telefonów słu
Ŝ
bowych, to
w świetle
ustawy o VAT mamy do czynienia z odpłatnym świadczeniem usług, które podlega opodatkowaniu.
Usług
ę
t
ę
nale
Ŝ
y opodatkowa
ć
według stawki podstawowej 22%.
Co do zasady, odpłatne
ś
wiadczenie usług dokumentowane jest faktur
ą
VAT. Jednak w tym przypadku pracodawca
nie ma obowi
ą
zku wystawiania faktur VAT na ka
Ŝ
dego pracownika. Jak bowiem postanowiono w art. 106 ust. 4
ustawy o VAT, nie ma obowi
ą
zku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadz
ą
cym działalno
ś
ci gospodarczej,
chyba
Ŝ
e osoba ta wyst
ą
pi z
Ŝą
daniem wystawienia faktury. Poniewa
Ŝ
w praktyce pracownicy nie wyst
ę
puj
ą
z ww.
Ŝą
daniem, to obci
ąŜ
enie pracownika kosztami rozmów prywatnych pracodawcy dokumentuj
ą
zazwyczaj innymi ni
Ŝ
faktury dokumentami, np. list
ą
obci
ąŜ
anych pracowników. Z dokumentu tego powinna wynika
ć
jedynie ł
ą
czna kwota
do zapłaty przez pracownika oraz VAT nale
Ŝ
ny od tych kwot.
Warto równie
Ŝ
doda
ć
,
Ŝ
e skoro obci
ąŜ
enie pracowników za rozmowy prywatne jest czynno
ś
ci
ą
opodatkowan
ą
, to w tej
cz
ęś
ci podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT z faktury za nabycie usługi telekomunikacyjnej. Od pozostałej
cz
ęś
ci faktury podatnik odlicza VAT na zasadach ogólnych, czyli o ile wydatki na rozmowy słu
Ŝ
bowe dotycz
ą
równie
Ŝ
działalno
ś
ci opodatkowanej.
Przykþad
Podatnik, który świadczy usługi zwolnione z VAT, otrzymał fakturę za usługę telekomunikacyjną. Z załączonego billingu
wynika, Ŝe niektóre wydatki dotyczą rozmów prywatnych pracowników. Wydatkami tymi obciąŜono pracowników.
Podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT od wydatków na rozmowy firmowe (związek wydatku z działalnością zwolnioną
z VAT). Prawo takie przysługuje natomiast w stosunku do wydatków, którymi pracodawca obciąŜył pracowników (związek
wydatku z działalnością opodatkowaną).
2009-09-18
[ Pobierz całość w formacie PDF ]